Machen Sie mehr aus Ihrer Zeit

Starten Sie mit einer Zeitinventur. Analysieren Sie Ihren beruflichen und privaten Tagesablauf und suchen Sie nach den größten Zeitfressern und -reser­ven. Gibt es Tätigkeiten, die Sie reduzieren oder ganz weglassen können­, ohne dass dies negative Konsequenzen hat? Gibt es Tätigkeiten, die sich ratio­neller und zeitsparender durchführen lassen? Viele Menschen stellen bei einer solchen Zeitinventur im Privaten fest, dass Fernsehen und Surfen im Internet einen erheblichen Teil ihrer Freizeit ausmachen: Zwei Stunden pro Tag summieren sich auf 14 Stunden pro Woche und rund 60 Stunden pro Monat.

Für die meisten Menschen gibt es vermutlich generell mehr zu tun als Zeit zur Verfügung steht. Bevor Sie also beginnen, eine lange­ oder ungeordnete To-do-Liste abzuarbeiten, ist es sinnvoll, sich Klarheit über die wichtigsten beruflichen und privaten Ziele zu verschaffen und die verfügbare Zeit vorrangig für diese Ziele zu verwenden. Im Interesse der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, die Vorhaben den Lebensbereichen zu­zuordnen, also etwa zu den beruflichen (Karriere, Fortbildung) oder privaten Zielen (Fitness, Finanzen, Familie, Hobbys).

Erstellen Sie Tages- und Wochen­pläne. Planen Sie zu Beginn der Woche Ihre Aufgaben und Termine für die kommende Woche – idealerweise für alle Lebensbereiche. So stellen Sie sicher, dass alles angemessen berücksichtigt wird. Am Ende jedes Tages überprüfen Sie, ob Sie tatsächlich alles erledigt haben oder ob Sie unerledigte Aufgaben auf den Folgetag ver­schieben müssen. Verplanen Sie dabei nicht die gesamte Tageszeit, sondern kalkulieren Sie einen Puffer für unerwartete Aufgaben und Ereignisse ein.

Prioritäten setzen

Überlegen Sie am Morgen, welches Ihre wichtigsten Tagesaufgaben sind und erledigen Sie diese möglichst zuerst. Je länger der Tag fortschreitet, desto größer ist das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und Sie Ihre Aufgaben dann nicht mehr erledigen können. Wenn Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, entsteht auch ein positives Gefühl, das Sie zusätzlich für den Rest des Tages motiviert.

Beachten Sie Ihre Tages-Leistungskurve. Die meisten Menschen sind am Vormittag am leistungsfähigsten. Diese Zeit sollten Sie daher bevorzugt für schwierige Aufgaben nutzen. Routinearbeiten erledigen Sie – falls möglich– in der leistungsschwächeren Tageszeit (zum Beispiel nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend).

Reservieren Sie stille Stunden. Für wichtige Aufgaben und Tätigkeiten, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie mit Ihrem Team störungsfreie Zeiten vereinbaren, in denen Sie diese Aufgaben ohne Unterbrechung er­ledigen können. Wenn Sie dafür täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnen sich die Kollegen schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind.

Delegieren

Prüfen Sie, ob es berufliche oder private Aufgaben gibt, die Sie bisher gewohnheitsmäßig selbst erledigt haben, die aber auch von einer anderen Person übernommen werden könnten. Die Zeit, die Sie einmalig investieren, um einer anderen Person diese Aufgabe zu erklären, sparen Sie anschließend dauerhaft ein.

Nutzen Sie Planungs- und Ordnungsmittel. In einem Terminkalender oder Organizer können Sie alle Planungen und Informationen übersichtlich zusammenfassen. Eine übersichtliche Arbeitsplatzgestaltung mit einem durchdachten Ablagesystem vermeidet das zeitaufwendige Suchen nach fehlenden Unterlagen.