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Neu im Team

Gut ankommen

05.03.2018
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Von Andreas Nagel / In jeder Apotheke wechseln gelegentlich Mitarbeiter. Wenn eine neue Kollegin in die Apotheke kommt, können Sie durch ein systematisches Vorgehen dafür sorgen, dass sich die Neue schnell in ihr Aufgabengebiet einarbeitet und auch menschlich erfolgreich in das bestehende Team integriert wird.

Überlegen Sie im Team bereits vor dem ersten Arbeitstag, wie Sie der neuen Kollegin einen möglichst angenehmen Start ermöglichen können. Erstellen Sie am besten einen schriftlichen Einarbeitungsplan mit allen Schritten, die für eine erfolgreiche Einarbeitung erforderlich sind. Eine erfahrene Kollegin sollte sich dann bereit erklären, als ­Patin die Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin zu übernehmen und als Ansprechpartnerin für alle Fragen zur Verfügung zu stehen. Auf diese Weise ist die neue Kollegin niemals unsicher, an wen sie sich mit auftretenden Fragen wenden kann. Vergessen Sie auch nicht, den Arbeitsplatz vorzubereiten und die erforderlichen Arbeitsmaterialien sowie die Arbeitskleidung bereit zu legen.

Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag sollte der Apothekeninhaber oder Filialleiter die neue Kollegin persönlich begrüßen und dem Team vorstellen. Danach folgt ein persönliches Gespräch, in dem die wichtigsten Informationen über die Apotheke vermittelt werden, soweit sie nicht bereits im Bewerbungsgespräch besprochen wurden.

Typische Gesprächsthemen sind das Apothekenleitbild, die Stellenbeschreibung und der Organisationplan sowie Informationen über Arbeits- und Pausenzeiten, die Urlaubsregelung und das Verhalten im Krankheitsfall. Anschließend wird der Einarbeitungsplan besprochen und der neuen Kollegin Gelegenheit gegeben, Änderungs- oder Ergänzungswünsche zu äußern.

Dann kann die Einarbeitungspatin mit der neuen Kollegin einen Rundgang durch die Apotheke machen, um die einzelnen Arbeitsplätze vorzustellen und alle Arbeitsabläufe zu erläutern. Weitere Themen sind dann meist der Wäscheplan, Kittelaufbewahrung, Telefonliste, Zugriffsmöglichkeiten auf wichtige Unterlagen, Informationen über Ärzte und Apotheken im Umfeld, Fortbildungsmöglichkeiten, Geburtstagsgepflogenheiten und Mitarbeiterbesprechungen. Nach dem Rundgang steht die Einweisung in den persönlichen Arbeitsplatz an.

Die fachliche Einarbeitung

Im Laufe der ersten Woche wird die neue Kollegin anhand des Einarbeitungsplans in ihr persönliches Aufgabengebiet eingearbeitet. Je nach ­Arbeitsplatz, Qualifikation und Berufserfahrung gehören dazu Erläuterungen zum QMS, zur EDV, zu Kundenkarten, wichtigen Kunden, zur Warenwirtschaft, (Bestellrhythmen, Lieferanten, Wareneingangsbearbeitung), Rechnungsbearbeitung, Rezeptur / Labor, zu Bürotätigkeiten sowie dem Verhalten am Telefon und gegenüber Kunden.

Wichtige Informationen können bei Bedarf zusätzlich in schriftlicher Form als Merkblatt ausgehändigt werden, wenn die Informationen zu umfangreich sind, um sie sich sofort vollständig zu merken. Außerdem kann oft auch auf den QMS-Ordner als Nachschlagewerk verwiesen werden. Die Kombination aus mündlicher Erklärung und schriftlichem Material sorgt für eine verständliche und vollständige ­Information der neuen Kollegin und verhindert zugleich, dass sie sich überfordert fühlt und deshalb wichtige Punkte vergisst.

Ermuntern Sie die neue Kollegin, auftretende Fragen immer sofort zu stellen oder diese Fragen zunächst zu notieren, wenn sie wegen hoher Kundenfrequenz nicht sofort beantwortet werden können. Diese Fragen können dann zu einem späteren Zeitpunkt ungestört besprochen werden.

Integration ins Team

Genauso wichtig wie die fachliche Einarbeitung ist die zwischenmenschliche und kollegiale Integration der Kollegin in das bestehende Team. Versetzen Sie sich in die Lage der Neuen. Vermutlich fragt sie sich: Bin ich den Aufgaben an meinem neuen Arbeitsplatz gewachsen? Werde ich menschlich im Team akzeptiert?

Zur Integration ins Team eignen sich ein Teammeeting oder ein gemeinsames Essen in den ersten Tagen der Einarbeitungszeit, um sich persönlich besser kennen zu lernen und um Themen zu besprechen, für die während der Arbeitszeit die Gelegenheit fehlt. Hier können Sie mit der neuen Mitarbeiterin auch einmal über persönliche Interessen und Hobbys sprechen und klären, ob sie mit der Kommunikation im Team zufrieden ist. Wenn sich in der Apotheke alle Kolleginnen duzen, sollten Sie die neue Mitarbeiterin trotzdem nicht per Du ansprechen. In diesem Fall kann eine langjährige Mitarbeiterin die neue Kollegin über die übliche Anrede informieren und zunächst das Einverständnis zum Duzen einholen.

Feedback-Gespräche

Für die Dauer der Einarbeitungszeit ist es sinnvoll, regelmäßige Feedback-Gespräche einzuplanen, um zu prüfen, ob die Einarbeitung problemlos verläuft. Je nach Qualifikation und Aufgabengebiet der neuen Kollegin wird das Gespräch entweder mit der Apotheken-/ Filialleitung oder mit dem gesamten Team geführt.

Es hat sich bewährt, ein erstes kurzes Feedback-Gespräch nach dem ersten Arbeitstag und Folgegespräche nach einer Woche und nach einem Monat einzuplanen. Fragen Sie die neue Kollegin in diesen Gesprächen: Was läuft gut? Was läuft schlecht? Wo besteht noch Informations-, Unterstützungs- oder Schulungsbedarf? Ist die Neue mit ihren Aufgaben, der Arbeits­belastung und der Art der Zusammenarbeit zufrieden? Vielleicht gibt es Aufgaben, die eine ältere Kollegin gerne abgeben möchte und die die neue Kollegin besonders gerne übernehmen würde. Ermuntern Sie die neue Kollegin ausdrücklich, ehrliche Rückmeldungen zur Einarbeitung zu geben.

Diese Anregungen und Ideen können vielleicht sogar dazu beitragen, bestehende Arbeitsabläufe zu verbessern. Nutzen Sie diese Gespräche auch, um Lob und konstruktive Kritik zu äußern. Wenn sich die neue Kollegin gut eingearbeitet hat, freut sie sich bestimmt über ein paar anerkennende Worte aus dem Team. /

Checkliste: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

1. Vorbereitung

Eintrittstermin im Kalender vormerken

Kollegen informieren

Arbeitsplatz vorbereiten

Arbeitsmittel bereitlegen (Kittel, Namensschild)

Einarbeitungspaten bestimmen

2. Erster Arbeitstag

Begrüßung durch den Apothekeninhaber

Vorstellung der Mitarbeiter und ihrer Arbeitsgebiete

Vorstellung des Einarbeitungs­paten

Einarbeitungsplan besprechen

Rundgang durch alle Räume

Arbeitsplatz zeigen

3. Fachliche Einarbeitung

Apothekenleitbild

Organigramm/Stellen­beschreibung

Arbeitsabläufe erläutern

EDV-Anlage

Warenwirtschaftssystem

Arbeitszeiten-/Pausen-/ Urlaubsregelung

Verhalten im Krankheitsfall

Datenschutz/Datensicherheit

QM-Handbuch

Fortbildungsmöglichkeiten

Wichtige Informationsquellen und Ansprechpartner

Wichtige Kunden/Lieferanten

4. Integration ins Team

Teammeeting

Gemeinsames Essen

5. Hilfestellung bei Fragen und Problemen anbieten

6. Termine für Feedback-­Gespräche

nach dem ersten Arbeitstag

nach einer Woche

nach … Wochen