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Strukturiert arbeiten

Checklisten in der Apotheke

10.10.2016
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Von Andreas Nagel / Checklisten sind bewährte Hilfsmittel, um bei wiederkehrenden Tätigkeiten sicherzustellen, dass alle erforderlichen Arbeitsschritte möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Gleichzeitig entlasten die Listen das eigene Gedächtnis und vermeiden die Frage: »Habe ich wirklich an alles gedacht?«

Der Einsatz von Checklisten im Berufsalltag hat viele Vorteile: Sie vermeiden, dass einzelne Arbeitsschritte vergessen werden, die Fehlerquote verringert sich und zeitaufwendiges Verbessern von Fehlern entfällt. Gleichzeitig wird durch die Checkliste eine einheitliche Arbeitsweise aller Mitarbeiter sichergestellt und auch die Einarbeitung ­neuer Mitarbeiter erleichtert, da sich das Erklären einzelner Arbeitsabläufe erübrigt. Bei Arbeiten, die überwiegend nur von einer bestimmten Mitarbeiterin erledigt werden (zum Beispiel Retaxationen, Überprüfung von Babywaagen) erleichtert eine Checkliste die Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Auch bei Tätigkeiten, die nur gelegentlich anfallen (zum Beispiel der Verleih von Milchpumpen) ist eine Checkliste aufgrund der fehlenden Routine hilfreich.

Auch wenn man meint, den Arbeitsablauf durch langjährige Erfahrung im Kopf zu haben, ist eine Endkontrolle mit einer Checkliste sinnvoll. Im stressigen Alltag kann auch einer erfahrenen PTA einmal etwas »durchrutschen«. Eine Arbeit ohne Checkliste ist mit ­einem Einkauf ohne Einkaufszettel vergleichbar: Die Wahrscheinlichkeit, ein bestimmtes Produkt zu vergessen, erhöht sich ohne Einkaufsliste bei den meisten Menschen erheblich. Auch bei Piloten kommen Checklisten häufig zum Einsatz, denn in diesem Beruf kann das Vergessen eines einzigen ­Arbeitsschritts dramatische Konsequenzen haben. Ähnlich kann auch in der Apotheke ein kleiner Fehler oder ein kleines Versehen im Einzelfall gravierende Folgen nach sich ziehen.

Für die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen (QMS) sind in den Apotheken in der Regel bereits eine Vielzahl von Checklisten für die einzelnen Tätigkeitsbereiche erstellt worden. Dennoch kann es im Einzelfall sinnvoll sein, die vorhandenen Checklisten mit individuellen Checklisten zu ergänzen und diese am eigenen Arbeitsplatz so abzulegen, dass sie bei Bedarf sofort griffbereit sind.

Trotz der Vorteile stehen nicht alle Mitarbeiter dem Einsatz von Checklisten aufgeschlossen gegenüber. Kritiker empfinden es als bürokratischen Zusatzaufwand, der auf individuelle Besonderheiten und Arbeitsweisen keine Rücksicht nimmt. Mancher Mitarbeiter fühlt sich durch Checklisten in seiner Arbeitsweise eingeengt oder bevormundet. Zudem wird oft eingewandt, dass die erstmalige Erarbeitung der Checklisten und ihre laufende Aktualisierung einen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand erfordert und dass man bisher auch ohne Checkliste gut gearbeitet habe.

Diese Ablehnung resultiert in vielen Fällen aus fehlender Erfahrung im Umgang mit Checklisten. Wenn in der Vergangenheit bei einzelnen Tätigkeiten wiederholt Fehler aufgetreten sind oder Arbeitsschritte vergessen wurden, muss sich das Apothekenteam fragen, ob der Fehler mit einer Checkliste nicht doch vermeidbar gewesen wäre. Widerstände einzelner Mitarbeiter (»Bürokratie! Habe ich alles im Kopf! Mache ich schon seit 15 Jahren ohne Check­listen!«) lassen sich vermeiden, wenn die Listen gemeinsam mit allen zu­ständigen Kollegen entwickelt werden. Anfängliche Bedenken verwandeln sich bei der gemeinsamen Erstellung der Checkliste meist schnell in Akzeptanz, weil sich das Gefühl einstellt, mit ­der Liste sicherer und fehlerfreier zu arbeiten.

Einzelne Arbeitsschritte

Identifizieren Sie zunächst gemeinsam die zu standardisierenden Vor­gänge. Beschreiben Sie den optimalen Arbeitsablauf und die erforderlichen Arbeitsschritte. Nennen Sie dabei auch mögliche Fehlerquellen und geeignete Maßnahmen zu deren Vermeidung. Bei der Analyse der einzelnen Arbeitsschritte erkennen Sie eventuell sogar Rationalisierungsmöglichkeiten bei ein­zelnen Tätig­keiten. Vielleicht lassen sich auch Arbeitsschritte zusammenfassen oder vereinfachen und auf diese Weise Bearbeitungszeiten reduzieren.

Eine ansprechende optische Gestaltung der Checkliste kann die Akzeptanz weiter erhöhen. Wichtige Worte oder Sätze sollten farbig, fett oder kursiv gedruckt werden oder durch größere Schrift hervorgehoben werden. Ein Feld für das Datum der Erstellung beziehungsweise der letzten Aktuali­sierung sollte nicht fehlen, um jeweils die Aktualität der Checkliste beurteilen zu können.

Damit die Checkliste jederzeit einsatzfähig ist, muss sie regelmäßig aktualisiert werden. Ände­rungen müssen eingefügt oder bestimmte Arbeitsschritte gestrichen werden. Das Team sollte daher einen Mitarbeiter ernennen, der für die Pflege der jeweiligen Checkliste zuständig ist. Arbeitshilfen, Leitfäden und Anregungen für die ­Erstellung individueller Checklisten finden Sie auch auf der Homepage der ABDA – Bundesvereinigung Deutscher Apotheker (www.abda.de).

Für die Beratung

Der Einsatz von Checklisten kann auch in der Kundenberatung sinnvoll sein. Wenn Sie für Ihre Kunden zum Beispiel eine Checkliste für die Reiseapotheke oder Hausapotheke erstellen, kann der Kunde prüfen, ob er an alle erforderlichen Arzneimittel gedacht hat oder bestimmte Produkte nachkaufen muss. Die Checkliste kann so sogar zu einer Umsatzsteigerung beitragen: Der Kunde stellt anhand der Checkliste eventuell einen Bedarf fest, den er selbst noch nicht erkannt hatte. Für Kunden wird die Checkliste damit fast automatisch zu einer »Einkaufsliste«. Kunden-Checklisten bieten auch saisonal für den Sommer oder zur Erkältungszeit an. /