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Weihnachtsfeier mit dem Team

Alle Jahre wieder

09.11.2015  13:37 Uhr

Von Andreas Nagel / Im Dezember steht sie wieder bei vielen ­Apotheken an: die Weihnachtsfeier. Ob diese für ­alle Kollegen ein tolles Fest oder eher eine lästige Pflicht­veranstaltung wird, hängt entscheidend von der Vorbereitung und Gestaltung ab.

Damit die Weihnachtsfeier ihren Namen auch wirklich verdient und eine besinnliche Stimmung aufkommt, sollte sie natürlich möglichst kurz vor Weihnachten stattfinden. Als Wochentag wäre eigentlich ein Freitag oder Samstag ideal, da die Mehrzahl beziehungsweise alle Mitarbeiter am Folgetag frei haben. Allerdings sind viele an diesen Tagen mit Vorbereitungen für das eigene Weihnachtsfest beschäftigt.

Die meisten Apotheken wählen daher einen Wochentag – häufig einen Donnerstag. Bei der Auswahl des Termins sollte natürlich darauf geachtet werden, dass möglichst viele Mitarbeiter der Apotheke und eventuell der Filialen teilnehmen können.

Meist sind die Gäste der Feier ausschließlich Mitarbeiter und die Apothekenleitung. Einige Apothekenteams möchten aber vielleicht auch weitere Personen einladen, zum Beispiel die Partner der Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Geschäftsfreunde oder wichtige Kunden und Lieferanten. Der Teilnehmerkreis sollte in diesem Fall genau definiert und auf einer Gästeliste festgehalten werden, damit keine wichtige Person beim Versand der Einladungen vergessen wird.

Die Einladung

Die Einladung zur Weihnachtsfeier sollte circa drei bis sechs Wochen zuvor versandt werden. Sie kann als formlose mündliche Einladung, als Aushang am schwarzen Brett oder als Einladungsbrief erfolgen. Welche Variante Sie wählen, hängt von der Größe des Teilnehmerkreises und vom Programm der Feier ab. Klären Sie bei schriftlichen Einladungen, welche Informationen die Einladung enthalten soll (Datum, Ort, Uhrzeit, Anfahrtsskizze, Hinweis auf das Rahmenprogramm, Dresscode).

Für die Zusage genügt in der Regel eine mündliche Rückmeldung oder der Eintrag in eine ausgelegte Teilnehmerliste. Externen Gästen sollte in der Einladung mitgeteilt werden, bis zu welchem Termin eine Zusage erwartet wird, damit Räumlichkeiten und Bewirtung entsprechend geplant werden können.

Ort und Programm der Weihnachtsfeier werden entscheidend durch das verfügbare Budget bestimmt. Wer die Apotheken-Weihnachtsfeier organisiert, muss daher zunächst klären, welcher finanzielle Rahmen für die Feier zur Verfügung steht. In vielen Fällen soll die Weihnachtsfeier in einem Restaurant oder einem Hotel stattfinden. Dann ist zu entscheiden, ob einzelne Tische oder ein getrennter Raum angemietet werden sollen und wie die Bewirtung und die Dekoration gestaltet werden. Als Alternative kommen eigene Räumlichkeiten oder auch ein außergewöhnlicher und stimmungsvoller Ort in Betracht. Dann kann die Apotheke ein Catering-Unternehmen mit Bestuhlung, Bewirtung und Dekoration beauftragen.

Das Programm

Das Rahmenprogramm wird vorrangig von der Frage bestimmt, ob man eine ruhige, besinnliche Feier veranstalten möchte oder ob das Fest ein großes Event werden soll. Neben einem gemeinsamen Essen gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Weihnachtsfeier attraktiv, interessant und abwechslungsreich zu gestalten. In Betracht kommen gemeinsame Aktivitäten vor dem Essen, zum Beispiel ein Besuch auf dem Weihnachtsmarkt, eine Winterwanderung oder der Besuch einer Theater- oder Musikveranstaltung. Auch Aktionen wie eine Autorenlesung zu weihnachtlichen Themen oder der Auftritt eines Künstlers oder Zauberers werten die Veranstaltung auf.

In manchen Apotheken hat es Tradition, dass die Mitarbeiter den Abend selbst gestalten, etwa durch das Vortragen eigener Weihnachtsgeschichten, Weihnachtsgedichte oder schöner Weihnachterlebnisse. Auch gemeinsames Kochen unter professioneller Anleitung in einem Kochstudio (»Event-Cooking«) oder eine Motto-Weihnachtsfeier (zum Beispiel Weihnachten in einem anderen Land) oder ein Karaoke-Wettbewerb mit Weihnachtsliedern kommen immer gut an. Wenn Sie ein attraktives Rahmenprogramm organisiert haben, denken Sie am Tag der ­Feier unbedingt daran, die schönsten Momente mit der Kamera festzuhalten.

Reden und Geschenke

Apothekeninhaber und Filialleiter nutzen die Weihnachtsfeier gerne für eine Ansprache an die Mitarbeiter – als kurze Begrüßung, als Rückblick auf das vergangene Jahr und/oder als Ausblick auf das kommende Jahr. Zeitpunkt und Dauer der Rede sollten bei der Planung des übrigen Programms berücksichtigt werden, um einen geeigneten Zeit­punkt für die Rede festzulegen. Gleiches gilt, wenn die Apothekenleitung auf der Weihnachtsfeier Geschenke an die Mitarbeiter verteilen möchte. Auch hier sollten Zeitpunkt und Ablauf der Übergabe passend in das übrige Programm integriert werden.

Leider kommt es auf Weihnachtsfeiern immer wieder vor, dass der Alkohol nicht nur die Zunge, sondern auch die Selbstkontrolle lockert. Unter Alkoholgenuss der Kollegin endlich mal die Meinung zu sagen, aggressiv, beleidigend oder aufdringlich zu werden oder voreilig das »Du« anzubieten, ist meist keine gute Idee. Chefs und Kollegen ­registrieren derartige Verhaltensweisen, und unpassendes Verhalten wird oft noch Tage später in der Apotheke diskutiert, belächelt oder verurteilt. Im eigenen Interesse sollte sich daher jeder so verhalten, dass er den Kollegen auch am folgenden Tag noch in die Augen sehen kann. Denken Sie bei der Planung auch an eine problemlose Rückfahrt von der Feier. Wer auf Alkohol nicht verzichten möchte, kann rechtzeitig Fahr- oder Taxen­gemeinschaften bilden oder sich von Angehörigen abholen lassen.

Alle einbeziehen

Binden Sie das gesamte Team in die Vorüberlegun­gen und Gestaltung der Weihnachtsfeier ein – je nach Größe der Apotheke mündlich oder per Frage­bogen. Sie können auch zwei oder drei verschiedene Termine, Orte und Programme zur Wahl stellen und um Vorschläge zur Gestaltung der Feier bitten. Die Entscheidung wird dann nach dem Mehrheitsprinzip getroffen.

In den ersten Tagen des neuen Jahres sollten Sie den Ablauf der Feier noch einmal gedanklich durchgehen. Was lief gut und was nicht so gut? Analysieren Sie noch einmal alle wichtigen Einflussfaktoren (Ablauf, Bewirtung, Budget, Rahmenprogramm, Räumlichkeiten et cetera) und halten Sie die Erkenntnisse für die Planung der nächsten Weihnachtsfeier schriftlich fest. /