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Gut geplant

Die Arbeit optimal gestalten

Mit einem individuellen und gut durchdachten Tagesplan gelingt es meist, die täglichen Aufgaben besser und rationeller zu bewältigen und eine angemessene Balance zwischen beruflichen Anforderungen und privaten Wünschen herzustellen.
Andreas Nagel
01.07.2019  13:00 Uhr

Ein individueller Tagesplan hilft Ihnen, jeden Tag möglichst sinnvoll zu gestalten. Der Tagesplan beantwortet die Frage, in welcher Reihenfolge und mit welchen Prioritäten die beruflichen und privaten Aufgaben erledigt werden sollen. Gleichzeitig hilft ein guter Plan auch, bei zahlreichen Aufgaben stets den Überblick zu behalten. Damit überlassen Sie den Tagesablauf nicht mehr dem Zufall oder äußeren Einflüssen, sondern gestalten den Tag nach Ihren eigenen Vorstellungen. So werden Sie zum »Drehbuchautor« und »Regisseur« für jeden einzelnen Tag. Nehmen Sie sich daher täglich einige Minuten Zeit, um den kommenden Tag zu planen und lassen sie ihn gedanklich schon einmal vor Ihrem geistigen Auge ablaufen. So haben Sie immer das Gefühl, selbst- statt fremdbestimmt zu arbeiten. Wie Sie den Plan gestalten, hängt natürlich stark von Ihren individuellen Verhältnissen ab. Wählen Sie daher aus den folgenden Vorschlägen diejenigen Maßnahmen aus, die am besten zu Ihrer persönlichen Situation passen.  

Planen Sie schriftlich

Mit einem schriftlichen Plan entlasten Sie ihr Gedächtnis, haben stets einen klaren Überblick über alle Aufgaben und können nichts mehr vergessen. Durch das Abhaken der erledigten Tätigkeiten verschaffen Sie sich außerdem immer wieder kleine Erfolgserlebnisse und unerledigte Aufgaben können Sie abends sofort auf den nächsten Tag übertragen. Außerdem fällt es den meisten Menschen leichter, sich an einen schriftlichen Plan zu halten als an einen Plan den sie sich nur im Kopf merken. Ob Sie den schriftlichen Plan auf Papier oder digital erstellen, ist dann nur eine Frage des persönlichen Geschmacks.

Am Vorabend vorbereiten

Erstellen Sie den Tagesplan für den kommenden Tag bereits am Vorabend, und legen Sie bei Bedarf alle erforderlichen Unterlagen und Arbeitsmittel bereit. Die meisten Menschen können abends nach Erstellung des Tagesplans deutlich besser abschalten, da sie nicht mehr darüber nachdenken müssen, was am nächsten Tag alles zu erledigen ist. Am nächsten Tag können Sie dann sofort beginnen, den Plan umzusetzen, ohne die Tatkraft erst in dessen Erstellung investieren zu müssen.

Zeitlimits festlegen

Schätzen Sie für jede Aufgabe den voraussichtlichen Zeitbedarf, und versuchen Sie, die Aufgabe in der geplanten Zeit zu erledigen. Ohne zeitliche Begrenzung besteht die Gefahr, dass Sie an einzelnen Tätigkeiten unangemessen lange arbeiten oder dass sich die Bearbeitungszeit durch Ablenkungen immer wieder verlängert. Vielleicht kennen Sie die Redensart: »Die meisten Aufgaben dauern so lange, wie Zeit zur Verfügung steht.« Betrachten Sie das Zeitlimit daher als sportliche Herausforderung, die Aufgabe in der geplanten Zeit auch tatsächlich fertigzustellen.

Luft lassen

Ein realistischer Plan sollte nur die Aufgaben enthalten, die Sie an diesem Tag auch wirklich erledigen können. Verplanen Sie daher nur etwa 50 bis 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit und reservieren Sie etwa 40 bis 50 Prozent als Zeitpuffer für unerwartete Aufgaben und Ereignisse. Die Höhe Ihres individuellen Zeitpuffers hängt natürlich immer von den Verhältnissen an Ihrem persönlichen Arbeitsplatz ab. Wenn Sie allerdings überhaupt keine Pufferzeiten bilden, sondern Ihre gesamte Arbeitszeit verplanen, so werden Sie meist nicht alle Aufgaben erledigen können und abends immer wieder enttäuscht und frustriert sein, weil sie Ihre Ziele nicht erreicht haben.

Tätigkeiten bündeln

Fassen Sie gleichartige Tätigkeiten zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen. Erledigen Sie E-Mails, Telefonate, Tagespost und andere Routinetätigkeiten gesammelt und zu festen Zeiten. Das hat den Vorteil, dass Sie sich nur ein Mal in den jeweiligen Vorgang hineindenken müssen und diese Aufgaben dadurch schnell und rationell erledigen können.

Prioritäten setzen

Überlegen Sie, welches ihre wichtigsten Tagesaufgaben sind, und erledigen Sie diese Aufgaben möglichst zuerst. Je mehr Tageszeit vergeht, desto größer wird das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und Sie ihre wichtigen Aufgaben nicht mehr erledigen können. Wenn Sie wichtige Aufgaben zuerst erledigen, entsteht daraus immer ein positives Gefühl und zusätzliche Motivation für den Rest des Tages. Versehen Sie daher jede Aufgabe mit einer A-, B- oder C-Priorität. A-Aufgaben müssen heute unbedingt erledigt werden, B-Aufgaben sollten möglichst heute noch erledigt werden und C-Aufgaben können heute erledigt werden, falls noch Zeit zur Verfügung steht. Bearbeiten Sie dann alle angefangenen Aufgaben möglichst immer vollständig, damit Sie sich nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut in die Aufgabe hineindenken müssen.

Bitte nicht stören

Wenn Sie bei wichtigen Arbeiten ständig unterbrochen werden, benötigen Sie jedes Mal einen zusätzlichen Energie- und Zeitaufwand, bis Sie an derselben Stelle weiterarbeiten können. Für wichtige Aufgaben und für Tätigkeiten, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie daher im Team störungsfreie Zeiten vereinbaren, in denen Sie diese Aufgaben ohne Unterbrechung erledigen können. Wenn Sie dafür täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnen sich die Kollegen schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind.

Leistungskurve beachten

Die meisten Menschen sind am Vormittag am leistungsfähigsten. Diese Zeit sollten Sie daher in Ihrem Tagesplan bevorzugt für schwierige Aufgaben nutzen. Routinearbeiten erledigen Sie dagegen in der leistungsschwächeren Tageszeit, zum Beispiel nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend.

Pause machen

Bei ununterbrochener Arbeit sinkt die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit nach einiger Zeit, und die Fehlerquote steigt. Planen Sie daher regelmäßige Pausen und halten Sie diese auch unbedingt ein. Betrachten Sie Pausen als unbedingt erforderliche Regeneration und als wichtige Voraussetzung, um anschließend wieder gute und fehlerfreie Arbeit leisten zu können.

Nicht ablenken lassen

Wenn Sie häufig um die Übernahme unerwarteter Zusatzaufgaben oder um kleine Gefälligkeiten gebeten werden, kann Ihr Tagesplan dadurch schnell in Gefahr geraten. Übernehmen Sie unerwartete Aufgaben daher nur, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Bieten Sie möglichst eine Alternative zu einem anderen Zeitpunkt oder am nächsten Tag an. Wenn Sie Ihren Vorschlag nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird Ihr Gesprächspartner meist Verständnis dafür haben. Lenken Sie sich möglichst auch nicht durch eigene Gedanken oder durch spontane Einfälle von Ihrem Zeitplan ab. Halten Sie spontane Ideen zunächst nur schriftlich fest und bauen Sie diese Ideen dann in einen Ihrer nächsten Tagespläne ein.

Rückschau halten

Nehmen Sie sich abends ein paar Minuten Zeit und reflektieren Sie den Tag. Machen Sie sich zunächst alle erledigten Aufgaben bewusst, indem Sie diese Aufgaben im Tagesplan abhaken oder durchstreichen. So lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit bewusst auf Ihre Erfolge. Diesen psychologisch wichtigen Teil der Tagesplanung vergessen viele Menschen, indem Sie abends nicht über die vielen erledigten Aufgaben, sondern nur über die wenigen unerledigten Aufgaben nachdenken. Übertragen Sie dann alle unerledigten Aufgaben in den Plan für den nächsten Tag. Einen zusätzlichen Lerneffekt können Sie sich verschaffen, wenn Sie sich fragen: Was habe ich heute gut gemacht? Was hätte ich heute anders machen sollen? Warum habe ich nicht alle geplanten Aufgaben erledigen können? Die Erkenntnisse aus diesen Fragen können Sie dann bei der Planung des nächsten Tages berücksichtigen.

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