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Mit weniger mehr erreichen

Effizienter arbeiten

Wenn Sie bei wichtigen Arbeiten ständig unterbrochen werden, verlängert sich meist die Bearbeitungszeit, weil Sie sich anschließend erst wieder in die Tätigkeit hineindenken müssen. Für Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie daher im Team störungsfreie Zeiten vereinbaren. Wenn Sie dafür täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnen sich Ihre Kollegen schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind. Lenken Sie sich auch nicht selber durch spontane Ideen von Ihren Aufgaben ab.

Halten Sie neue Ideen zunächst schriftlich fest und beschäftigen Sie sich erst nach Abschluss Ihrer aktuellen Aufgabe damit. Wenn Sie häufig durch unerwartete Zusatzaufgaben unterbrochen werden, kann Ihr eigener Tagesplan dadurch schnell in Gefahr geraten. Übernehmen Sie unerwartete Aufgaben daher nur, wenn Sie die ursprünglich geplanten Aufgaben trotzdem erledigen können. Schlagen Sie anderenfalls einen späteren Alternativtermin für die Zusatzaufgabe vor. Wenn Sie Ihren Vorschlag nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird Ihr Gesprächspartner meist Verständnis dafür haben.

Vermeiden Sie Perfektionismus

Perfektionisten arbeiten unangemessen lange an einzelnen Aufgaben und sind trotzdem mit dem Ergebnis nie ganz zufrieden. Akzeptieren Sie, dass »gut« statt »perfekt« in vielen Fällen ausreicht. Vielleicht kennen Sie die 80:20-Regel: Mit 20 Prozent des Zeiteinsatzes werden oft bereits 80 Prozent des maximalen Ergebnisses erreicht. Die fehlenden 20 Prozent für eine perfekte Lösung erfordern meist einen überproportional hohen Zeiteinsatz, der nicht immer gerechtfertigt oder erforderlich ist.

Setzen Sie Zeitlimits

Schätzen Sie für jede Aufgabe den voraussichtlichen Zeitbedarf und versuchen Sie, die Aufgabe in der geplanten Zeit zu erledigen. Ohne ein Zeitlimit besteht die Gefahr, dass an einzelnen Tätigkeiten unangemessen lange gearbeitet wird oder dass sich die Bearbeitungszeit durch Ablenkungen immer wieder verlängert. Vielleicht kennen Sie die Redensart: »Die meisten Aufgaben dauern so lange, wie Zeit zur Verfügung steht.« Betrachten Sie das Zeitlimit daher als sportliche Herausforderung, die Aufgabe in der geplanten Zeit auch tatsächlich zu erledigen. Mit einem Zeitlimit werden Sie in den meisten Fällen konzentrierter und zügiger arbeiten als ohne einen Fertigstellungstermin.

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