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Kundenveranstaltungen in Apotheken

Gesundheitsthemen gut transportieren

Kundenveranstaltungen sind für Apotheken ein besonders wirksames Mittel, Gesundheitsinformationen in vertiefter Form zu vermitteln und die Kundenbindung deutlich zu erhöhen. Die Verknüpfung von nützlichen Informationen mit einem attraktiven Veranstaltungsort führt bei Kunden immer zu einem nachhaltigen Eindruck von der Apotheke.
Andreas Nagel
11.03.2020  09:30 Uhr

Gesundheitsthemen eignen sich in der Regel am besten für eine Kundenveranstaltung. Volkskrankheiten wie Diabetes oder Venenerkrankungen, Ernährungsfragen, Gewichtsreduktion oder Reisevorbereitung, aber auch »Tabuthemen« wie Inkontinenz bieten sich als zeitlose Themen an. Apotheken mit einer Kosmetikabteilung können auch eine »Ladies Night« zu den Themen »Perfekt geschminkt« oder »Hautpflege« anbieten. Die Kundenveranstaltung muss sich jedoch nicht unbedingt um eine bestimmte Erkrankung drehen – es können durchaus auch angrenzende Themen gewählt werden. So ist zum Beispiel das Thema »Erreichen einer Pflegestufe« für ältere Kunden und für Kunden mit betreuungsbedürftigen Angehörigen interessant. Bei einigen Themen wird man vermutlich auf externe Referenten zurückgreifen müssen. Häufig sind Pharmaunternehmen bereit, kompetente und erfahrene Referenten kostenlos zur Verfügung zu stellen, wenn die Gelegenheit besteht, am Rande der Veranstaltung auf Produkte des betreffenden Unternehmens hinzuweisen. Wählt man einen unabhängigen externen Referenten, muss man ihn in aller Regel bezahlen. Das Honorar rechnet sich jedoch fast immer, wenn man bedenkt, wie viel Zeit man investieren müsste, um einen Vortrag selbst vorzubereiten.

Kostenloses Angebot?

Die Frage, ob für die Veranstaltung eine Teilnahmegebühr beziehungsweise ein »Unkostenbeitrag« erhoben werden sollte, lässt sich nicht einheitlich beantworten. Eineinhalbstündige Abendveranstaltungen, die im Wesentlichen der Kundenbindung und Kundengewinnung dienen, sollten kostenlos sein. Bei einem Kosmetikabend wird ein geringer Unkostenbeitrag von zum Beispiel fünf Euro für die verbrauchten Kosmetika sicherlich akzeptiert – besonders, wenn dieser Betrag beim anschließenden Kauf von Produkten auf den Kaufpreis angerechnet wird.

Der Veranstaltungstermin

Als Wochentag für die Veranstaltung sollten Sie den Dienstag oder den Donnerstag wählen. Montag und Freitag eignen sich weniger. Veranstaltungsbeginn sollte der frühe Abend sein (circa 19 Uhr).

Ein guter Ort

Wenn Sie über geeignete Räumlichkeiten in der Apotheke verfügen, können kleinere Veranstaltungen oder Info-Abende mit kleinem Teilnehmerkreis dort durchgeführt werden. In diesem Fall entstehen keine Zusatzkosten für externe Räumlichkeiten, und man kann die Veranstaltung auch zu einer kleinen »Apothekenführung« nutzen, um den Kunden die Apotheke zu präsentieren. Für das leibliche Wohl der Teilnehmer sorgt dann am besten ein Catering-Unternehmen. Größere Veranstaltungen wird man in der Regel in einem Hotel oder Veranstaltungszentrum durchführen.

Gekonnt einladen

Am einfachsten machen Sie Ihre Kunden auf die Veranstaltung aufmerksam, wenn Sie Flyer auf den HV-Tisch oder in eine Apotheken-Kundenzeitschrift legen und zusätzlich zum Ende jedes Beratungsgesprächs kurz auf die Veranstaltung hinweisen. Ergänzend können Sie durch Brief beziehungsweise EMail an Ihre Stammkunden, durch Zeitungsanzeigen und auf der Apotheken-Homepage über die Veranstaltung informieren. Fordern Sie Ihre Kunden in der Einladung auch gezielt auf, Freunde und Bekannte mitzubringen, zum Beispiel durch die Formulierung »Wir würden uns freuen, Sie zu dieser Veranstaltung begrüßen zu dürfen. Wenn Sie Freunde oder Bekannte haben, für die dieses Thema ebenfalls interessant ist, bringen Sie sie einfach mit.« Darüber hinaus können Sie bei jedem Anruf eines Kunden vor Beendigung des Telefonats kurz auf die Veranstaltung hinweisen und an die Teilnahme erinnern. Formulieren Sie dazu einige überzeugende Sätze, mit denen die wichtigsten Gründe für eine Teilnahme an der Veranstaltung in kompakter Form kommuniziert werden können.

Laden Sie auch Ärzte, Physiotherapeuten, Betreiber von Altenheimen oder Krankenhäusern ein. Diese Personen können Ihre Veranstaltung zusätzlich bekannt machen. In der Zukunft ist dann vielleicht sogar eine gemeinschaftliche Veranstaltung denkbar, oder die Apotheke kann sich auf zukünftigen Veranstaltungen dieser Partner darstellen. Und vergessen Sie auch nicht die Lokalpresse: Eventuell können Sie einen Artikel vor oder nach der Veranstaltung in Verbindung mit einem Inserat erreichen.

Umgang mit Anmeldungen

Alle eingehenden Anmeldungen sollten sofort in einer Teilnehmerliste registriert werden. Bestätigen Sie schriftliche Anmeldungen mit einem kurzen Brief oder einer EMail und eventuell mit einer Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort. Ab der Ankündigung der Veranstaltung müssen Sie auch mit telefonischen oder persönlichen Rückfragen der Kunden zu der Veranstaltung rechnen. Deshalb sollten alle Mitarbeiter über Zeitpunkt und Inhalt der Veranstaltung informiert sein, um mögliche Rückfragen souverän beantworten zu können. Es macht keinen guten Eindruck, wenn Kunden bei Rückfragen das Gefühl haben, dass die Mitarbeiter nur unzureichend über die Veranstaltung Bescheid wissen.

Der Fachvortrag

Ein fachlicher Vortrag sollte nicht länger als 45 bis 90 Minuten dauern (alternativ: zweimal 60 Minuten mit kurzer Pause). Bedenken Sie, dass die meisten Teilnehmer schon einen anstrengenden Arbeitstag hinter sich haben und die Aufnahmefähigkeit folglich begrenzt ist. Verwenden Sie während des Vortrags möglichst anschauliche Graphiken und Beispiele, und visualisieren Sie die Stichworte mit Beamer und Power-Point. Ein Skript mit den wichtigsten Aussagen wertet die Veranstaltung zusätzlich auf. Erfragen Sie am Ende der Veranstaltung mit einem Feed-Back-Formular, wie der Vortrag bei den Kunden angekommen ist. Bieten Sie auf dem Formular auch die Möglichkeit, weitere Themen für die nächste Veranstaltung vorzuschlagen oder auszuwählen, indem Sie Themenvorschläge zur Auswahl beziehungsweise zum Ankreuzen anbieten. So erhalten Sie einen Eindruck vom Erfolg der Veranstaltung und erfahren, welche Themen für Ihre Kunden besonders interessant sind.

Das Rahmenprogramm

Der gesellschaftliche Teil der Veranstaltung ist mindestens genauso wichtig wie der fachliche. Laden Sie daher im Anschluss an die Veranstaltung zu einem kleinen Imbiss ein. Kaltgetränke und belegte Brote oder Brötchen reichen in vielen Fällen völlig aus. Die zwangloseste Form ist sicherlich der Steh-Imbiss. Er hat den Vorteil, dass sich an den Bistro-Tischen lockere und wechselnde Gesprächsrunden bilden und die Kunden untereinander ins Gespräch kommen können. So können neue Kontakte geknüpft werden, was ein wichtiger »Nebeneffekt« Ihrer Kundenveranstaltung sein kann. Durch einen »Unterhaltungsteil« (mit Künstlern, Kabarettisten oder Musikern) können Sie der Veranstaltung zusätzliche Attraktivität verleihen und Ihre Kunden zusätzlich dazu motivieren, Angehörige und Bekannte mitzubringen. So konnte eine Apotheke zum Beispiel das örtliche Schulorchester für den Abend gewinnen und ebenfalls Eltern und Schüler einladen. Neben den Kunden waren viele Angehörige der Schüler anwesend und lernten die Apotheke völlig zwanglos kennen.

Die Nachbereitung

Einige Tage nach der Veranstaltung können Sie den Teilnehmern noch einmal einen Brief oder eine EMail senden, dabei das Ergebnis aus den Feed-Back-Bögen wiedergeben und eventuell schon auf das Thema der nächsten Kundenveranstaltung hinweisen. Auf Ihrer Homepage können Sie ebenfalls einen kurzen Bericht über die Veranstaltung einstellen. Allen Kunden, die sich zwar angemeldet haben, aber nicht erschienen sind, senden Sie eine kurze Zusammenfassung über Ablauf und Inhalt der Veranstaltung und weisen ebenfalls auf die nächste Veranstaltung hin.

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