PTA-Forum online
Damit war nicht zu rechnen

Umgang mit Ungemach

Viele Menschen planen ihren beruflichen und privaten Tagesablauf mit einem Tagesplan oder einer To-Do-Liste. Dabei kommt es immer wieder vor, dass manche Aktivitäten wegen unvorhergesehener Ereignisse nicht vollständig erledigt werden können. Mit der richtigen Vorgehensweise und einigen einfachen Maßnahmen gelingt es meist, souverän mit diesen Situationen umzugehen.
Andreas Nagel
10.08.2021  09:00 Uhr

Analysieren Sie zunächst, wie häufig und wie stark Ihr Tagesablauf durch unvorhergesehene Aufgaben und Ereignisse beeinflusst wird. Notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben und Ereignisse Ihnen unerwartet Zeit rauben und Ihren eigenen Tagesplan ins Wanken bringen. Im Berufsleben können das dringende Zusatzaufgaben sein oder die Bitte eines Kollegen um fachliche Unterstützung. Im privaten Bereich sind es vielleicht Überraschungsbesuche von Freunden zu einem Zeitpunkt, zu dem Sie eigentlich etwas anderes erledigen wollten oder ausufernde Telefonate mit Verwandten, die ihre privaten oder beruflichen Probleme ausführlich mit Ihnen besprechen möchten.

In »Vorahnung« üben

Fragen Sie sich dann, welche Ereignisse Sie mit etwas Weitsicht hätten vorhersehen können. Wenn es immer wieder dieselben oder ähnliche Ereignisse sind, die Ihnen unerwartet die Zeit rauben, dann lassen sich diese Ereignisse vielleicht durch geeignete Maßnahmen zukünftig entweder vermeiden oder zumindest reduzieren. Die zeitraubende »Kannst-Du-mir-mal-helfen-Bitte« von Kollegen oder den kurzfristig angekündigten Besuch von Freunden können Sie mit einer netten und plausiblen Begründung auch einmal ablehnen oder dafür einen anderen Zeitpunkt vorschlagen. Prüfen Sie durch einen abendlichen Tagesrückblick, ob es derartige Situationen gibt und überlegen Sie, wie Sie zukünftig darauf reagieren können, damit diese nicht weiterhin zum unerwarteten Zeitfresser werden.

Puffer einplanen

Trotz vorausschauender Überlegungen und guter Planung wird es immer wieder unvorhersehbare Ereignisse geben. Verplanen Sie daher nicht den gesamten Tag für eigene Aufgaben, sondern lassen Sie in Ihrem Tagesplan einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse. Wie viel Sie benötigen, hängt natürlich stark von Ihrer beruflichen und privaten Lebenssituation ab. Häufig passt die Faustregel, nur etwa 60  Prozent der verfügbaren Zeit fest zu verplanen und 40 Prozent für kleinere Aufgaben und für unerwartete Ereignisse frei zu lassen. Bei Bedarf können Sie in Ihrem Tages- oder Wochenplan auch feste Zeiten für unerwartete Aufgaben blocken. Sie brauchen auf diese Aufgaben dann nicht mehr sofort zu reagieren und ursprünglich geplante Aufgaben zurückstellen, sondern Sie erledigen alle unerwarteten Aufgaben im dafür bereits vorgesehen Zeitfenster.

Beispiel: Jemand bitte Sie unerwartet um Unterstützung. Sie können dann sofort den dafür vorgesehenen Zeitraum anbieten, ohne Ihren geplanten Tagesablauf ändern zu müssen. Auf diese Weise rauben Ihnen unerwartete Aufgaben nie mehr die Zeit, die Sie eigentlich bereits anderweitig verplant hatten und Sie bestimmen trotz unerwarteter Aufgaben immer selbst über Ihre Zeit. Und wenn Sie den reservierten Puffer nicht benötigen, können Sie diese Zeit für andere Tätigkeiten nutzen. Verwenden Sie aber nicht Ihre Pausenzeiten oder den Feierabend als Puffer. Wenn Sie immer wieder Ihre Pausen für Unerwartetes missbrauchen, dann haben Sie bald keine Regenerationsphasen mehr.

Zeit für nicht Vorherzusehendes ist auch sinnvoll, wenn Sie bei selbst geplanten Tätigkeiten immer wieder feststellen, dass diese Tätigkeiten oft länger dauern als erwartet. Machen Sie in diesem Fall einen »Sicherheitszuschlag« auf die voraussichtliche Bearbeitungszeit. Versuchen Sie aber trotzdem, die Aufgabe in der vorgesehenen Zeit zu erledigen und betrachten Sie den Sicherheitszuschlag nur als »Notfallreserve«. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die »Reservezeit« als Zugabe zur eigentlichen Bearbeitungszeit wird und sich die Bearbeitungszeit verlängert.

Vielleicht haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass viele Tätigkeiten so lange dauern wie Zeit zur Verfügung steht und dass diese Arbeiten dann oft erst kurz vor dem Fälligkeitstermin fertiggestellt werden. Gewissenhafte und perfektionistische Menschen sind besonders anfällig für diesen Effekt, weil sie mit ihrem Arbeitsergebnis nie ganz zufrieden sind und »bis zur letzten Minute« an einer Aufgabe arbeiten. Versuchen Sie daher, die Aufgabe in der ursprünglich geplanten Zeit zu erledigen und die Pufferzeit möglichst nicht in Anspruch zu nehmen. Belohnen Sie sich für das Einhalten der geplanten Zeit, indem Sie nicht benötigte Pufferzeiten für angenehme Tätigkeiten nutzen.

Delegieren lernen

Prüfen Sie bei unerwarteten Aufgaben auch, ob Sie diese Aufgabe wirklich selbst erledigen müssen oder ob das auch eine andere Person tun kann. Im beruflichen Bereich können Sie die Beseitigung von plötzlich auftretenden Computerproblemen durch einen Servicevertrag auf einen EDV-Dienstleister delegieren. Im privaten Bereich kann die Betreuung des plötzlich erkrankten Kindes vielleicht durch einen Babysitter, eine Tagesmutter oder durch Verwandte übernommen werden.

Für den Notfall planen

Normalerweise beschreibt das Wort »unvorhergesehen« nur Ereignisse, die uns überraschen und mit denen überhaupt nicht zu rechnen war. Manchmal werden aber auch Ereignisse als »unvorhersehbar« bezeichnet, auf die man nur aus Bequemlichkeit, Nachlässigkeit, Vergesslichkeit oder fehlender Weitsicht nicht vorbereitet war und die dann unter Stress oder improvisiert bewältigt werden müssen. Vorausschauende Menschen analysieren daher ihre beruflichen und privaten Lebensbereiche präventiv auf mögliche Ereignisse und erarbeiten für jeden Bereich einen Aktionsplan. Sie fragen sich: Welche Ereignisse könnten eintreten? Wie kann ich mich darauf vorbereiten? Was tue ich wenn, …?

Beispiel: Wie würde ich auf personelle oder organisatorische Veränderungen an meinem Arbeitsplatz reagieren? Was würde ich bei einem unerwarteten Verlust meines Arbeitsplatzes tun? Welche beruflichen Folgen hat es, wenn ich ernsthaft krank werde? Mit diesen Fragen kann man in Ruhe über mögliche Vorsorge- oder Reaktionsmöglichkeiten nachdenken – statt auf das überraschende Ereignis hektisch und unter Zeitdruck zu reagieren. Das zukünftige Ereignis kann anhand der Vorüberlegungen meist deutlich leichter und gelassener bewältigt werden.

Ein sicherer Ort

Auch bei umfangreichen Aufgaben und neuen Projekten ist es oft sinnvoll, bereits vorab über mögliche Hindernisse und Schwierigkeiten nachzudenken und zu fragen: »Welche Hindernisse und Probleme könnten bei der Umsetzung dieses Projekts auftreten? Wie können diese Probleme präventiv vermieden werden? Wie können diese Probleme überwunden werden, wenn Sie trotzdem eintreten?« Wenn diese Hindernisse dann tatsächlich auftreten, wird man von den Problemen nicht mehr völlig überrascht.

Mit diesen Überlegungen gelingt es sogar, das vermeintlich »Unkontrollierbare« zumindest teilweise kontrollierbar und beeinflussbar zu machen. Auch wenn Sie den Eintritt bestimmter Ereignisse nicht beeinflussen können, so können Sie zumindest Ihren Umgang mit diesen Ereignissen vorab selbst festlegen. So werden Sie zukünftig deutlich seltener von »unerwarteten Ereignissen« überrascht.

Halten Sie Ihre Überlegungen unbedingt schriftlich fest, damit sie nicht wieder in Vergessenheit geraten und bei Bedarf jederzeit griffbereit sind. Notfallpläne können Sie nur dann »aus der Schublade« ziehen, wenn diese Schublade oder ein fester Aufbewahrungsort auch tatsächlich existiert.

Mehr von Avoxa